مكتب الشؤون الإدارية والمالية
ويتولى الإشراف على الأقسام التالية:
يتولى المهام التالية:
- تنفيذ برامج الزيارات والحفلات التي تنظمها الكلية في المناسبات المختلفة.
- القيام بإجراء الحراسة والتحفظ على الممتلكات داخل مباني الكلية.
- إبلاغ الجامعة باحتياجات الكلية لأعمال الصيانة للمباني والمرافق والأجهزة والأثاث.
- الإشراف على استخدام سيارات الكلية.
- الإشراف على أعمال النظافة بالكلية وأعمال الخدمات العامة.
- الإشراف على مقصف الكلية.
- حصر احتياجات الكلية من القوى العاملة من موظفين ومنتجين وإخطار الجامعة بها.
- إمساك ملفات فرعية للموظفين والمنتجين.
- اتخاذ إجراءات منح الإجازات بأنواعها وإخطار الكلية بها.
- اتخاذ إجراءات تحويل الموظفين والمنتجين للعلاج.
- إخطار الكلية بالتقارير السنوية الخاصة بالموظفين والمنتجين.
- مراقبة حضور وانصراف الموظفين والمنتجين طبقاً للقواعد التي تقررها الكلية في هذه الأحوال.
- توزيع الموظفين والمنتجين على وحدات إدارة الكلية بعد موافقة أمين اللجنة الشعبية للكلية.
- إبلاغ إدارة الكلية بالمخالفات التي تقع من الموظفين والمنتجين.
- إبداء الرأي في شأن نقل وندب وإعارة موظفي ومنتجي الكلية.
- اتخاذ إجراءات تسليم العمل للموظفين والعمال الجدد وإخلاء الطرف لمن ينهي عمله بالكلية.
- إعداد البيانات والإحصائيات الخاصة بالموظفين والعمال.
- أداء أعمال الطباعة والمسح والتصوير.
- تسليم البريد والمكاتبات الواردة وقيدها بدفاتر الوارد وتسليمها للأجهزة المختصة.
- تسليم المكاتبات الصادرة من أجهزة الكلية بعد قيدها بدفاتر الصادر.
- حفظ صور المكاتبات بالملفات المخصصة لها.
- متابعة الإجراءات التي تتخذ بشأن المراسلات الواردة.
- القيام بأعمال الاستقبال والاستعلامات للمترددين على إدارة الكلية.
- تقديم كافة الخدمات للعاملين بالكلية وفقاً لأحكام القانون رقم (19) لسنة 1428 م المشار إليه، ولائحته التنفيذية.
- القيام بخدمات الاستقبال للضيوف الكلية، وتنظيم وترتيب اجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسؤولين.
- إتمام إجراءات الحجز بالفنادق والاستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
- اتخاذ إجراءات الإقامة ومنح تأشيرات الخروج وحجز تذاكر السفر لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
- إعداد خطط وبرامج الحراسة لكافة مباني ومنشآت الكلية، بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة وتنفيذها.
- تنظيم حركة المركبات التابعة للكلية ومسك السجلات والملفات الخاصة بها وتولي أعمال الصيانة اللازمة لها وتصاريح استخدامها وصرف الوقود والزيوت وغيرها.
- القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني وتجهيزاتها ومتابعة تسجيلها.
- إقامة الاحتفالات اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية.
- تنشيط وربط الأخوة والصداقة بين العاملين بالكلية من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والاجتماعية للعاملين وأسرهم.
- تنظيم مشاركة الكلية والعاملين بها في حملات التشجير والنظافة، وغيرها من الأعمال الاجتماعية والاحتفالات الوطنية والقومية.
- تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وإبراز نشاط الكلية وأقسامها المختلفة.
- المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.
يتولى المهام التالية:
- إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة للعاملين.
- المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي.
- إعداد المقايسات السنوية باحتياجات الكلية من مواد التشغيل اللازمة للمعامل والأجهزة والأدوات والأثاث والقرطاسية التي تحتاج إليها الكلية ووضع مواصفاتها الفنية بعد الاستعانة بالمختصين بالكلية.
- تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية، وفحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء، واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات.
- إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقا للوائح والتعليمات وإحالتها إلى خزينة الكلية لصرفها طبقاً للوائح والتعليمات.
- المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.
- مسك السجلات والدفاتر المخزنية وإجراء القيودات اللازمة أولاً بأول، ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة.
- التأكد من توفر كافة إجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن.
- القيام بكافة الإجراءات التي تكفل توفر المخزون المناسب، وإعادة طلب المواد والأصناف التي وصل مخزونها إلى حد إعادة الطلب.
- القيام بأعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي للمخازن واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أي نقص أو زيادة وفقاً للتشريعات السارية.
- المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الإدارة.
- إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط الوحدة.
- مسك حساب سلفة النثريات بالكلية.
- القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليمات.
- تحصيل الإيرادات والرسوم الخاصة بالكلية.
- استلام وتوثيق الكتب المنهجية والمرجعية وبيعها وفق إيصالات مالية مختومة من خزينة الكلية.